يشترط للدخول في عمليات الترشّح للجائزة الآتي:

• 1. أن يكون الفرد المرشَّح للجائزة مرشَّحًا من مؤسسة، ولا يقبل ترشيح الفردِ نفسَه.
• 2. يمكن لكل مؤسسة أن ترشِّح نفسها أو مؤسسةً أخرى، ويمكن لها أيضًا أن ترشِّح أفرادها، أو من تراه مميزًا من غير أفرادها.
• 3. يقبل ترشيح المؤسسات والشركـات والمنظمات والجامعات من القطاعين العام والخاص.
• 4. أن يكون الترشُّح والترشيح عبر الموقع الإلكتروني الخاص فقط.
• 5. أن تعبأ بيانات المرشَّحين وإنجازاتهم بإشرافٍ واعتمادٍ من المؤسسات المرشِّحة لهم، مع "إرفاق خطاب معتمد ومختّم من المؤسسة المرشِّحة".
• 6. يمكن للجهات أن ترشِّح من تراه جديرًا في أكثر من فرع، على ألا تتجاوز ثلاثة أفراد، وثلاث مؤسسات بحدٍّ أقصى.
• 7. لا تلتزم إدارة الجائزة بتقديم أيّ شهادات تفيد بالمشاركـة في الجائزة.
• 8. يجوز الترشُّح في أكثر من موضوع، على أن يقدَّم كل ترشيح في طلب مستقل.
• 9. لا تفوز المؤسسة أو الفرد في أكثر من فرع في الدورة الواحدة مهما كانت نتيجة التقويم.
• 10. لا يمكن للفائز في الدورة السابقة من الجائزة ترشيح نفسه على الفرع نفسه، مع إمكانية ترشُّحه في فروع أخرى في الدورة التي تليها.
• 11. يقدّم المرشَّح جميع أعماله وجهوده التي أنجزها في مجال الجائزة، متضمنةً الشواهد والتقارير التي توثّقها.
• 12. ينبغي أن يرفق المرشَّح سيرة علمية تتضمن توثيقًا لجميع منجزاته وأعماله ومشاركاته ومؤهلاته في مجال خدمة اللغة العربية.

تتحمل إدارة الجائزة تكاليف سفر الفائزين وإقامتهم؛ لحضور حفل التكريم.